Het is altijd prettig wanneer je zonder veel moeite, de juiste vergaderruimte kan reserveren. Dit kan natuurlijk met het vergaderruimte reserveren systeem. Met het systeem heb je ook het beheer van de verschillende vergaderruimtes en de beschikbare apparatuur. Je kan de juiste boekingen maken via de add-in voor Outlook.
De verschillende functies
In enkele tellen kan je een hele vergadering plannen zonder enige moeite daarvoor te doen. Je kan met het systeem een of meerdere vergaderruimtes reserveren, kan je de maaltijden en de nodige hulpmiddelen erbij boeken. Het systeem kan ook gebruikt worden door een of meerdere organisaties tegelijk. In deze gaat het dan om kantoorhubs of co-werkruimtes. Het biedt ook ondersteuning aan meerdere tijdzones en locaties.
Gebruik Outlook voor het plaatsen van een reservering
Het vergaderruimte reserveren systeem kan je gelijk gebruiken vanuit je Outlook en draait op de Outlook-add-in voor Office 365. Het is een heel makkelijke manier om een vergadering te plannen en daarbij ook alle andere benodigde attributen erbij te reserveren. Je kan de vergadering volledig plannen vanuit je Outlook en je hoeft niet eens uit je inbox te gaan.
Het systeem is ingebouwd op de nieuwste versie van Microsoft en kan geleverd worden voor Outlook for Windows maar is ook leverbaar als Outlook Web voor de Mac. Je kan dus de vergaderzaal rechtstreeks reserveren vanuit je tablet, je desktop of je smartphone. Belangrijk van het systeem is, het mogelijkmaken van flexibele reserveringsopties.
Heb je een smartphone bij de hand dan kan je ook onderweg al je vergaderzaal reserveren. Via elke smartphone of tablet heb je toegang en een volledig overzicht van al je gemaakte reserveringen. Het vergaderruimte reserveren systeem draait op zowel iOS als op Android.
Effectief een vergadering organiseren
Met het vergaderruimte reserveren systeem kunnen nu de medewerkers moeiteloos een vergaderruimte boeken, kunnen ze de nodige apparatuur erbij halen en zijn ze ook in staat de catering voor de vergadering in orde te maken. Dit alles binnen enkele tellen via hun mobiel of werkplek. Dit is ook mogelijk voor het organiseren van een video conferentie ook al zitten de collega’s aan de andere kant van de wereld.
